Provincie professionaliseert
Een paar jaar geleden benaderde een provincie ons voor het professionaliseren van hun projectmanagement. De initiële vraag had betrekking op het ontwikkelen van een eigen projectmanagementtaal, gebaseerd op onze methodiek Projectmatig creëren. De samenwerking die is ontstaan heeft uiteindelijk geleid tot veel meer. Hieronder vindt u een beschrijving van de manier van werken en de resultaten.
Bij de start
Het viel op dat er in alle geledingen van de organisatie steeds meer projectmatig en programmatisch werd gewerkt. Dit gold voor grote opdrachten zoals landinrichtingvraagstukken en het ontwikkelen van meerjarenbeleid, maar ook voor interne activiteiten zoals de vernieuwing van een IT-systeem en de invoering van competentiemanagement. Naast goed projectmanagement vroeg dit soort opdrachten steeds meer om visie en leiderschap. Er moesten prioriteiten worden gesteld, rekening houdend met een krachtenveld van inhoudelijke, maatschappelijke en politieke belangen. De vraag was: hoe de rusten we de mensen uit voor het aangaan van deze uitdagingen?
Waar moest het naartoe?
De directie wilde dat medewerkers enthousiast zouden samenwerken in betekenisvolle projecten. Medewerkers moesten met échte resultaten komen. Processen moeten inzichtelijk en beheersbaar verlopen. Het spreken vanuit een gezamenlijke projectmanagementtaal zou daarbij een belangrijke katalysator zijn. De methodiek moest bruikbaar zijn voor kleine en grote projecten, en bruikbaar voor zowel beleidsmedewerkers als uitvoerders in het veld.
De professionaliseringsslag
De eigen taal is er gekomen; er ligt een eigen projectmanagementmethodiek in de vorm van een werkboek . De inhoud bestaat voor 80% uit Projectmatig creëren en 20% uit maatwerk. Daarnaast is er een intern projectenbureau opgericht. Dat is hofleverancier van projectleiders en advies- en trainingscentrum. Op een personeelbestand van 1400 medewerkers hebben meer dan 150 mensen uit eigen beweging trainingen gevolgd voor opdrachtgever, projectleider, projectteamlid of projectassistent. Na de eerste trainingen heeft Kern Konsult de kennis overgedragen aan trainers van de klant. Er zijn legio start-up-, doorstart- en evaluatiebijeenkomsten begeleid. Verschillende managementteams en stuurgroepen hebben samengewerkt in visieworkshops en op eigen initiatief zijn er professionele intervisiegroepen gevormd.
Het resultaat
Het effect van al deze inspanningen laat zich zien in het gemak waarmee projecten worden opgestart, ingericht en uitgevoerd. Er wordt veel beter stilgestaan bij nut-en-noodzaak van projecten; er worden dus ook meer projecten stopgezet omdat ze geen wezenlijke bijdrage leveren. Het is makkelijker om afdelingsoverstijgend te werken. Niet alleen zijn de plannen beter te begrijpen (de 'het-kant' van het project), maar er wordt ook meer samengewerkt met erkenning voor soms tegenstrijdige belangen. ‘Projectleider’ en ‘projectassistent’ zijn officiële functies geworden, waarmee ‘projectmanagement’ een volwaardig loopbaanalternatief is geworden. Men huurt veel minder externen in. Tot slot zie je dat mensen meer voldoening hebben.
Keerzijde van de medaille
De keerzijde van het succes dat we met deze klant hebben bereikt heeft vooral met datzelfde succes te maken.
Ten eerste is er het Haarlemmerolie-effect. Het lijkt er soms op alsof Projectmatig creëren een oplossing is voor alles. Mensen gaan in hun enthousiasme soms voorbij aan keuzes die ze moeten maken, er op vertrouwend dat de methode alles recht breit. Dat is natuurlijk een illusie.
Ten tweede lopen we soms tegen onze eigen veelzijdigheid aan. Elk adviseur heeft zijn eigen signatuur, en dat kan voor een (grote) klant wel eens verwarrend zijn. Het is voor ons dus een voortdurend zoeken naar wat – en vooral ook wie – bij een vraag past.
